Brakuje Ci czasu? Nie. Po prostu źle nim zarządzasz.
Umiejętność zarządzania swoim czasem. Organizacja pracy. Top 5 sposobów na lepszą organizację.
„Nie mam na nic czasu”, „Nie wyrobię się”– znasz te sentencje doskonale.
Nie chodzi o to, że nie masz czasu. Powodem jest brak odpowiedniego zarządzania czasem, organizacji, planowania.
Zarządzanie czasem w życiu, a zarządzanie czasem pracy to zupełnie inne kwestie, choć się przecinają, współgrają. Gdy nauczymy się organizować czas pracy, będziemy lepiej zorganizowani w życiu w ogóle.
Chociaż nie chodzi wyłącznie o samą organizację a o nasze podejście, naszą głowę i determinację w realizacji sensownych celów, a nie wszystkich sobie narzuconych. Bo czy wszystkie rzeczy do zrobienia o których teraz myślisz albo którym poświęcasz sporo czasu, mają aż tak istotne przełożenie na twoje życie?
Skupmy się jednak na sferze zawodowej. Niezależnie od tego co robisz, od razu podkreślam, metody, techniki powtarzane nic nie dadzą bez nastawienia do chociaż delikatnych zmian i świadomości ile te zmiany wniosą.
Plan
Lista, plan działania, choćby ogólny już zarysuje konkretne możliwości, które pozwolą na ich urzeczywistnienie. Warto więc, oszacować ile czasu mogą zająć Ci poszczególne aktywności, by nie nakładać na siebie kolejnych niemożliwych do zrealizowania obowiązków. Kalendarz, terminarz są przydatnymi narzędziami do organizacji pracy i życia, by mieć większą kontrolę nad swoimi zadaniami, spotkaniami, czynnościami, planami i realizacją zamierzeń.
Zacznij od względnego porządku wokół siebie, nawet jeśli lubisz żyć inaczej. Tak znam to, artystyczna dusza, która tłumaczy sobie, że jej chaos jest kontrolowany, a wręcz potrzebny. Chociaż ten nawet z pozoru świadomy i kontrolowany, prędzej czy później wymyka się spod kontroli a czas na dotarcie do podstawowych informacji czy rzeczy się wydłuża. Pośrednio chaos w miejscu pracy i w domu, przekłada się na chaos w głowie. Ale pewnie z tym też Ci dobrze. 🙂
Przede wszystkim ład na stanowisku pracy, komputerze pomoże Ci oszczędzić czas na szukanie dokumentów, rzeczy, informacji. Na logikę, jak będziesz rzucać wszystko byle gdzie, zapomnisz w pośpiechu, gdzie są istotne informacje. Ład nie tylko wokół siebie, na biurku, w łazience, ale również na komputerze, w telefonie, od tego zacznij a ogarniesz ład w swojej głowie. Zacznij kategoryzować i segregować, chociaż nie do przesady, bo oszalejesz.
Systematyczność
Czynności, które są niezbędne w realizacji naszych planów, powinny stać się nawykami, abyśmy sobie nie odpuścili. Regularność i konsekwencja są niezbędne. Po zaplanowaniu i mówieniu o swoich wielkich planach, warto nauczyć się je faktycznie realizować, Szczególnie gdy mówimy o planach długofalowych. Realizuj krok po kroku wszystkie założenia, aż wejdzie ci to na tyle w nawyk, że ani się nie obejrzysz, a twoje cele same będą się urzeczywistniać.
Wstawaj wcześniej
Jeśli nie jesteś rannym ptaszkiem, zmuszaj się do wstawania wcześniej aby wdrożyć choć jedną, nową aktywność. Bieganie, jogę czy nawet codzienne, poranne przeglądanie prasy. Pamiętaj czasu nie jest za mało, tylko sporo go marnujesz.
Miej pomysł na siebie, a nie na wszystkich wokół
Nie wiedząc, co chcemy robić, w jakim kierunku podążać, staramy się pomagać innym, oczywiście można tak przez całe życie, aż obudzimy się z ręką w nocniku, gdyż żyliśmy życiem innych a nie swoim, poświęcając swój czas na składanie życia innym. To bardzo szlachetne, ale fajnie jednak brać z życia więcej niż zaspokojenie potrzeby bycia potrzebnym. 🙂
Znajdź czas na odpoczynek, regenerację, znajdź równowagę pomiędzy obowiązkami a czasem dla siebie, to wpływa na twoją efektywność, na koncentracje, tym samym na jakość wykonywanych zadań.
Wszystko ma swoje priorytety
Wyznacz cele, wizję na siebie, nawet jeśli wydaje Ci się niewyobrażalna.
Kluczem jest wybór pomiędzy rzeczami istotnymi i tymi nieistotnymi, to determinuje twój sukces w życiu i w pracy. Cele długofalowe, podziel na mniejsze i realizuj małymi krokami. Remont, praca dyplomowa, zrzucenie wagi, zdrowe nawyki żywieniowe, napisanie książki – to nie są plany, które zrealizujemy w jeden dzień. Rozłóż sobie to na składowe, mniejsze elementy, które można odhaczyć do realizacji dzień po dniu. Dzięki temu jesteśmy w stanie precyzyjnie określić czas niezbędny do wykonania konkretnych zadań. przestaje nas to przerażać.
Angażujemy się w czynności błahe, które przychodzą nam łatwo, żeby odwlekać w czasie istotny dla naszej pracy czy zdrowia obowiązek. Prokrastynacja, czyli odkładanie rzeczy na później, to typowy mechanizm, dość naturalny dla człowieka już od dziecka.
Nie ogarniaj wszystkiego
Zarządzanie czasem nie polega na tym, by robić więcej i więcej i coraz szybciej i szybciej, tylko działać w granicach swoich możliwości i te granice powoli poszerzać, tym samym stając się bardziej efektywnym. Ale nie wszystko naraz, gdyż możemy szybko się zniechęcić i porzucić wszelkie plany. Wiele osób idzie na łatwiznę i wybiera wygodny minimalizm. Naucz się asertywności, nie czuj się niezastąpiony, a oszczędzisz mnóstwo czasu. Naucz się mówić nie, inni sobie poradzą a Ty zyskasz czas dla siebie.
Robienie zbyt wielu rzeczy jednocześnie bez planu działania. Błąd
Wielozadaniowość to przydatna cecha, ale bez odpowiedniego rozplanowania działań czy umiejętności ich łączenia, możemy wykonać owe zadania mało skutecznie. Lista zadań, określenie ich priorytetu i zajęcie się każdym po kolei. Dzięki priorytetyzacji zwiększymy swoją skuteczność oraz oszczędzimy czas poświęcony na poszczególne zadania. Uczymy się planowania z wyprzedzeniem, samodyscypliny, aż w końcu to nam wejdzie w nawyk.
Pakiety zadań
Łącz zadania w pakiety, które łatwiej jest realizować obok siebie, jedno po drugim. Zamiast latać do sklepu za każdym razem, gdy czegoś potrzeba, rób listę produktów, które kupuj przy jednej wizycie w sklepie. Tak można planować wiele prywatnych jak i zawodowych kwestii.
Sięgaj po pomoc
Korzystaj z narzędzi, ułatwiających zarządzanie czasem. Kalandarze analogowe, elektronicznie, notatniki, powiadomienia. Pewne narzędzia zautomatyzują twój plan dnia, uporządkuje dokumenty, załączniki, miej wszystko w jednym miejscu, korzystaj z aplikacji. Nie narzucaj na siebie zbyt dużej ilości obowiązków, podczas gdy jest możliwość podzielenia się owymi zadaniami z członkami rodziny czy współpracownikami. Nie musimy przecież robić wszystkiego, nawet jak nam się wydaje, że jesteśmy niezastąpieni, to łatwo można oddelegować wykonanie pewnych czynności, instruując sposób wykonania, szczególnie, gdy dotyczy to zadań powtarzalnych.
5 na 30
Tzw. technika Pomodoro mówi o tym, aby po 25 minutach pracy, robić 5 minut przerwy. Przez 25 minut skupiaj się wyłącznie na zadaniach, obowiązkach, odłóż rozpraszacze, wrócisz do nich na 5 minut. Te niecałe pół godziny to optymalny czas, aby efektywnie oddać się zadaniom.
Przeanalizuj dotychczasowe nawyki
Przyjrzyj się temu jak wygląda twoja codzienność, na co poświęcasz dużo czasu, czyli najprawdopodobniej na co tracisz wiele czasu 🙂 Niektóre rzeczy kosztują nas mnóstwo energii, a nie mamy z tego żadnych korzyści. Określ priorytety, określ zadania, które przynoszą ci jakieś wymierne korzyści, rezultaty, choćby niewielkie. Rozróżniaj kwestie pilne, ważne, mało ważne. Te, które nam się wydają pilne często nie mają znaczenia ani przełożenia na nasze dalsze plany.
Zacznij dzień od trudnych spraw
Zaczynaj dzień od najistotniejszej sprawy, gdyż nieprzewidziane sytuacje w ciągu dnia, mogą popsuć jej realizację, lepiej zakładać, że czegoś później nie damy rady zrobić, niż odkładać na później z założeniem, że zawsze to później będzie możliwe. Wykonaj najważniejsze kwestie jako priorytetowe. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć nagłości różnych wydarzeń, sytuacji, więc lepiej odhaczyć trudne zadania wcześniej. Rozpoczęcie dnia od najtrudniejszego celu jest tzw. metodą „zjedzenia żaby”. Pozostałe obowiązki będą się nam jawić łatwiejsze i przyjemniejsze, gdy zaczniemy dzień od tego kluczowego, najtrudniejszego zadania. Częstym błędem jest odkładania na później, gdy teoretycznie mamy jeszcze sporo czasu. Niestety bez umiejętnego planowania owego czasu, nie możemy stwierdzić, że mamy go jeszcze sporo, skoro większość trwonimy. Odkładanie rzeczy na później zwykle kończy się tym, że wykonujemy pewne kwestie na ostatnią chwilę, często po łebkach, tym bardziej jak nie mamy wypracowanej umiejętności pracy pod presją czasu.
Z pewnością wiele razy czytaliście czy słyszeliście o podanych powyżej rozwiązaniach i większość z Was jest w stanie w teorii być coachem od zarządzania czasem. Dlaczego jednak cześć osób i tak nie wprowadza tych przydatnych praktyk do swojego życia..?
Jesteśmy dobrzy w teorii, gorzej z praktyką. Liczy się impuls oraz odpowiednie, trwałe nastawienie. Być może próbowaliście, ale stare nawyki wróciły.
Powodzenia tym razem!
