BRANŻA EVENTOWA. JAK SIĘ URATOWAĆ

Firmy EVENTOWE padną? Niekoniecznie! Wszystko kwestia zarządzania!

Jedną z branży, która najbardziej ucierpiała na pandemii, jest branża eventowa. Część firm, ze względu na liczbę zatrudnianych pracowników, stałe opłaty związane z wynajmem powierzchni magazynowej i biurowej, zmuszona była do zawieszenia lub całkowitego zamknięcia działalności.

Właściciele, nie mając pomysłu na dalszą aktywność, popadają w długi i depresję. Jednak są i tacy, dla których sytuacja związana z kryzysem, motywuje do zmian oraz poszukiwania nowych okazji  biznesowych.

Katarzyna Delakowicz partner zarządzający, Delpol Event Production, na co dzień prowadząca grupę firm zajmującą się : magazynowaniem, logistyką, wynajmem dekoracji tematycznych oraz  organizacją  i realizacją projektów eventowych,  postrzega kryzys, jako okazję do rozwoju.

Czym zajmuje się Twoja firma? Jak do tej pory wyglądała działalność biznesowa i w jakich obszarach?

Od początku mojej kariery zawodowej pracuję na własny rachunek. Lubię to co robię i realizuje się w tym. Kieruje się zasadą dywersyfikacji i wzajemnej synergii. Staram się, aby firmy którymi zarządzam DELPOL i DEKORACJE TEMATYCZNE wzajemnie się uzupełniały. Jesteśmy obecni m.in. na rynku wynajmu powierzchni magazynowej, logistyki, obsługi POS, event marketingu oraz wypożyczalni scenografii. Ze względu na charakter prowadzonej działalności oraz zaplecze sprzętowe możemy zaproponować Klientom duży wachlarz usług. Teraz w praktyce widzę, że rozkładanie ryzyka na różne działalności to dobry, a przede wszystkim bezpieczny kierunek.

Jakie kroki podjęłaś po wprowadzeniu kwarantanny?

Staramy się funkcjonować w miarę rozsądnie i reagować w zależności od rozwoju sytuacji. Biuro od początku ogłoszenia epidemii, działa w trybie online.  W przypadku magazynu i logistyki wprowadziliśmy nowe procedury przyjmowania i wydawania sprzętu, nowy system pracy zmianowej, zabezpieczenia w postaci – maseczek ochronnych, rękawiczek oraz płynu dezynfekującego.

Dodatkowo na hali może przebywać tylko jedna osoba.

Czym w obecnej chwili, w czasie kryzysu zajmuje się Twoja Spółka?

Fakty są takie, że w chwili obecnej zakończyliśmy pierwszy kwartał 2020 roku. Kryzys, nie wchodząc w szczegóły zaczął się na początku roku 2020. Mimo tego spektrum naszych działań pozostało niezmienne. To co się na pewno zmieni to planowany przychód z działalności eventowej.

Czy kryzys, spowodował rozszerzenie Twoich aktywności biznesowych, dzięki czemu po zniesieniu pandemii, spektrum działania będzie o wiele większe? (np. onlineowy wynajem materiałów- wypożyczalnia, blogi online, porady dla klientów.

Zarówno do życia prywatnego jak i biznesu podchodzę z optymizmem, ale i pokorą. Oczywiście, że w obecnej sytuacji mamy więcej czasu na rozmowę o usprawnianiu firmy oraz planowaniu przyszłych aktywności biznesowych, szczególnie tych zaraz po zakończeniu pandemii. Jednak pamiętajmy, że new business zaczyna się tu i teraz!. Obecna sytuacja zmusiła nas do planowania w dużo krótszym czasie. Odeszliśmy od okresu – roku, czy dwóch, na rzecz – „w tym kwartale”. Wychodzimy z inicjatywą.

Poszukujemy okazji rynkowych. Kontaktujemy się z Klientami z którymi z różnych powodów, już nie pracujemy. Zgłaszamy się z ofertą współpracy do działów zakupów. Pytamy naszych obecnych i przyszłych Klientów – w czym jeszcze możemy pomóc ? Dostawa sprzętu, zaopatrzenie biura, transport, magazynowanie mebli biurowych, dostawa maseczek, rękawiczek, a może innego sprzętu specjalistycznego. Obserwujemy, słuchamy i reagujemy. Może jeden z tych biznesów w przyszłości stanie się naszą kolejną specjalizacją. Właśnie to rozumiem pod postacią szansy.

W jaki sposób „zagospodarowałaś” pracowników? Czy otrzymali inne zadania czy też zmuszona byłaś do obniżenia wynagrodzeń?

Na dzień dzisiejszy nasz skład się nie zmienił. Owszem trzymanie kosztów stałych pod kontrolną w obecnej sytuacji to najrozsądniejsze wyjście. Jednak zmuszanie do obniżenie wynagrodzeń działa na krótką metę. Dla firm, które nie mają innego wyjścia, a chcą utrzymać wartościowego pracownik sugeruję szczerą rozmowę – jak jest. Sensowny plan w postaci – teraz muszę obniżyć Ci pensje, ale pierwsze zyski podzielimy wspólnie – może okazać się wyjściem. Pewne jest natomiast, że pracownicy muszą podchodzić do swoich zadań w sposób elastyczny, bo wymaga tego nietypowość sytuacji.

W przypadku wypożyczalni scenografii DEKORACJE TEMATYCZNE nasi pracownicy obecnie zajmują się odnawianiem i szykowaniem scenografii świątecznej. Wszystko przed zbliżającym się sezonem zimowym, w którym odbywa się niezliczona ilość wigilii firmowych  oraz christmas party. W normalnych okolicznościach wykonywaliby te same działania w okresie wakacyjnym.

Obecnie, organizacja eventów to gałąź biznesu trudna do zagospodarowania. Owszem otrzymujemy briefy od firm, rozpisujemy je, szykujemy kalkulacje. Wszystko na III i IV kwartał 2020. Niestety nikt nie jest w stanie podać dokładnej daty. Wszyscy natomiast w ewentualnych umowach umieszczają punkt dotyczący – odwołania lub przełożenia wydarzenia z powodu wybuchu epidemii. Myślę, że więcej będziemy w stanie powiedzieć po II kwartale.

W przypadku logistyki i magazynowania jesteśmy związani umowami długoterminowymi. Jest to cześć naszego biznesu, która rozwija się obecnie najdynamiczniej. Nasze spektrum działania to szerokorozumiany wynajem powierzchni magazynowej wraz z obsługą. Obejmuje magazynowanie dla małych i dużych firm, magazynowanie POS, crossdocking, wynajem powierzchni paletowej, wynajem regałów, magazynowanie wielkogabarytowe. Dodatkowo świadczymy usługę transportu, montażu i demontażu. Nie da się jednoznacznie określić, czy zadania pracownicze się zmieniają, gdyż wszyscy nasi pracownicy wyznają zasadę multiskilled.

Czy uważasz, że firmy z obszaru eventowego mają szansę na rozwój w czasie pandemii? Jeśli tak, w jaki sposób ?

Trudno jest w tej chwili, jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie.

Z jednej strony pamiętajmy, że branża „organizacji eventów” to przede wszystkim świadczenie usług, niekiedy sezonowych. Dodatkowo, bariera wejścia na rynek eventowy jest dość niska, a to powoduje, że konkurencja jest naprawdę spora. Od wielu lat na polskim rynku panuje olbrzymie rozdrobnienie wśród firm, co w wyraźny sposób wpływa na jakość świadczonych usług, ceny oraz ogólne postrzeganie branży. Ze względu na to, że mówimy o usłudze, a nie artykułach pierwszej potrzeby, Klient bez większych konsekwencji rezygnuje z organizacji wydarzenia lub przenosi je na inny termin. Uważam, że jeżeli wydłuży się czas trwania pandemii, a pierwsze eventy odbędą się dopiero na początku września 2020,  część firm i agencji eventowych będzie zmuszona drastycznie ograniczyć swoje działania oraz zatrudnienie. Należy się spodziewać fali upadłości związanej z brakiem zamówień, przychodów, wysokimi kosztami operacyjnymi, utratą płynności finansowej.

Patrząc z drugiej strony. Kryzys dla jednych oznacza upadek, a dla  drugich okazję. Czy firmy z obszaru eventowego mają szansę na rozwój w czasie pandemii ? Dlaczego nie !  Spowolnienie gospodarcze to doskonały czas na przyjrzenie się swojemu modelowi biznesowemu z góry.   Fuzje, podział biznesu, wykorzystanie istniejącego potencjału i know how, szukanie nowych źródeł dochodu, rozszerzenie wachlarza świadczonych usług. Od nas zależy czy „szklanka jest do połowy pełna czy pusta” ?!

Jestem głęboko przekonana, że branża eventowa, nie od razu, ale z czasem odbuduje swój potencjał. Czas gra tutaj kluczowa rolę.

Absolutnie mimo obecnego trendu, eventy nie przeniosą się całkowicie do online. Człowiek jest zwierzęciem stadnym więc potrzebuje kontaktu bezpośredniego, a czym innym jest właśnie EVENT.  Uważam, ze najlepsze jeszcze przed nami.

Wydawałoby się, że firma z obszaru eventowego, nie ma szansy prosperowania, a już tym bardziej rozwoju w czasach pandemii. Okazuje się jednak, że wszystko leży w gestii osoby zarządzającej. Mając charyzmę, kreatywne podejście oraz chęci, nawet Spółka Eventowa dzięki dywersyfikacji obszarów biznesowych jest w stanie działać poprawnie, a nawet rozwijać się.